Upaya penyelamatan arsip P3GI sebenarnya telah dimulai oleh Arsip Nasional RI Wilayah Jawa Timur pada tahun 1999. Pada tahun tersebut diadakan rapat koordinasi yang dihadiri oleh lembaga-lembaga perkebunan dan pusat penelitian seperti : PTPN X, XI dan XII serta P3GI di Pasuruan dan Puslit Koka di Jember yang diadakan dikantor Korwil II PTPN Surabaya. Rapat tersebut membahas penyelamatan dan pelestarian arsip-arsip perkebunan yang berada diberbagai tempat, namun karena berbagai kendala, sumber daya (personil dan dana) , program akuisisi belum dapat dilaksanakan.
Tahun 2001, Badan Arsip Propinsi Jawa Timur dilakukan kegiatan pendataan lagi ke P3GI di Pasuruan dalam pertemuan dengan para pimpinan P3GI disepakati untuk dilakukan akuisisi pada tahun 2002.
Sekitar bulan Mei 2002 dilakukan penataan dan pembuatan daftar arsip yang akan diakuisisi kurun waktu arsip 1893-1982. Akhirnya sebanyak 32,5 ml arsip P3GI sebagian lagi adalah arsip-arsip masa hindia belanda, ditarik, disimpan dan dilestarikan di Badan Arsip Propinsi. Berita acara dan serah terima arsip ditandatangani pada tanggal 7 Juni 2002 oleh Dr.Ir. Mirzawan PDN, MS direktur P3GI kepada M. HAKIM, SH, MM Kepala Badan Arsip Propinsi Jawa Timur.
Selanjutnya tahun anggaran 2010 dilakukan pengolahan dan pembuatan buku inventaris sebagai buku panduan penelitian. Pengolahan ini membutuhkan waktu sekitar 6 bulan dengan hasil buku yang dibaca ini.

Program Preservasi arsip P3GI
Untuk penyelamatan fisik dan informasi arsip P3Gi telah dilakukan upaya-upaya penyelamatan dan pengawetan antara lain :

1. Fumigasi setiap tahun 2 kali untuk sterilisasi dari faktor biota perusak arsip.
2. Laminasi pada arsip-arsip rusak.
3. Penjilidan kembali.
4. Penghilangan asam kertas
5. Pembungkusan, pengepakan dan penataan terhadap rak arsip., sedangkan rencana kedepan adalah alih media dan digitalisasi arsip